Справочная информация

Документооборот с любым контролирующим органом законодательно регламентируется различными приказами.

Документооборот с налоговой инспекцией регламентируется на сегодняшний момент приказом Федеральной Налоговой Службы от 31 июля 2014 № MMВ-7-6/398@. Порядок всего документооборота от налогоплательщика инспектору через оператора — описан в методических рекомендациях утвержденных этим приказом.

ПК ГП3 — программное обеспечение налоговых органов, позволяющее обрабатывать предоставляемые налоговые декларации (расчеты), бухгалтерскую отчетность и другие документы в электронном виде. Новая усовершенствованная версия приёмного комплекса ГПР (единое приемное место «ГНИВЦ Прием-Регион»).

Программный комплекс ГП-3 состоит из следующих подсистем:

1. Глобальный приемный комплекс ПК ГП-3 (ГПК) — функционирует в составе средств автоматизации Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных (МИ ФНС России по ЦОД);
2. Локальный приемный комплекс ПК ГП-3 (ЛПК) — функционирует в составе средств автоматизации ИФНС России и МИ (МРИ) ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам;
3. Сервер мониторинга ПК ГП-3 (СМ) – позволяет контролировать состояние ЛПК и этапы прохождения документооборотов;
4. Информационный реестр участников документооборота ПК ГП-3 (ИРУД) — позволяет централизованно производить регистрацию квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей, выдаваемых налогоплательщикам удостоверяющими центрами, аккредитованными Минкомсвязью России.

Рассмотрим способ отправки отчетности в НИ через оператора как наиболее часто используемый. Определим участников документооборота: налогоплательщик, оператор и налоговая. Налогоплательщик сдает отчет по ТКС (телекоммуникационным каналам связи) в налоговую инспекцию. Как это происходит?

1. Первичный документ. НП формирует и отправляет письмо с отчетом, которое попадает на сервер оператора. Оператор пересылает в НИ файл с отчетом и подтверждением даты отправки.
2. В момент получения оператором письма с отчетом, он формирует подтверждение даты отправки отправителю. Эта фаза автоматически отсылается НП в течении 2-х часов.
3. Как только подтверждение даты отправки дошло до НП, на оператор приходит Извещение о получении подтверждения.
4. В момент получения сервером обмена или налоговой инспекцией письма с отчетом формируется извещение о получении даты отправки, которое отсылается в сторону оператора.
5. В ответ на письмо с отчетом налоговая инспекция посылает в сторону налогоплательщика извещение о получении первичного документа. Эта фаза также проходит через сервер оператора связи. Отсылка извещения происходит автоматически в течение 4 часов.

   В случае каких-либо сбоев при приеме системой налогоплательщику приходит Уведомление об ошибке. Если сообщение успешно доставлено до НИ, данная фаза не возникает. После получения документа он проходит форматно-логический контроль (ФЛК) в инспекции. Т.е. проверку документов на соответствие установленному формату. Например, использование строчных букв при указании наименования организации может являться нарушением требования формата.

6. В зависимости от того, прошел ли отчет ФЛК, НИ отправляет уведомление об отказе или квитанцию о приеме. Обе эти фазы формируются автоматически и отправляются НП через оператора. В случае получения уведомление об отказе документооборот прекращается, и отчет нужно отправлять заново.
7. Как только на оператор пришли уведомления об отказе или квитанция о приеме, он автоматически отсылает в сторону НИ извещение о получении результата приема спецоператором. После чего оператор передает ответ НИ налогоплательщику.
8. Когда НП получает уведомление об отказе или квитанции о приеме, в сторону НИ уходит извещение о получении результата приема налогоплательщиком. Естественно, эта фаза проходит через оператора. После успешного прохождения ФЛК документ наконец-то попадает к инспектору. Инспектор проводит камеральную проверку на взаимоувязку показателей внутри отчета и между отчетными периодами.
9. Если в ходе проверки находится ошибки, в сторону НП отправляется уведомление об уточнении. В данном случае НП необходимо отослать корректировку.
10. При успешно пройденной проверке отчет ложится в базу НИ как сданный, ему присваивается номер, а в сторону НП отсылается извещение о вводе.
11. При получении уведомления об уточнении или извещения о вводе оператор автоматически отсылает в сторону НИ извещение о получении результата приема спецоператором.
12. Завершающий этап документооборота — извещение о получении результата обработки от Налогоплательщика. При получении НП результатов проверки, эта фаза автоматически отправляется в сторону НИ через оператора.

По срокам Документооборот с НАЛОГОВОЙ ИНСПЕКЦИЕЙ длится 3 рабочих дня. От НИ клиенту приходят следующие документы:

1. извещение о получении или сообщение об ошибке (получила ли НИ отчет);
2. квитанцию о приеме или уведомление об отказе (прошел ли отчет ФЛК);
3. извещение о вводе или уведомление об уточнении (принят ли отчет инспектором).

Только получение извещения о вводе может свидетельствовать о том, что отчет сдан!

Ранее было отмечено, что у каждого документооборота с выбранным контролирующим органом есть свой приказ. Пенсионный фонд работает в соответствии с Распоряжением Правления ПФР от 11 октября 2007 №190р «О внедрении защищенного электронного документооборота в целях реализации законодательства Российской Федерации об обязательном пенсионном страховании». Общая схема документооборота.

При отправке отчетов в налоговую инспекцию плательщик называется налогоплательщиком, а в пенсионный фонд — страхователем.

Итак, определяем участников, их, как и в налоговой инспекции всего 3 – страхователь, оператор, пенсионный фонд. Рассмотрим подробно прохождение отчета от страхователя к инспектору ПФ. После отправки сведений страхователь получает от Пенсионного Фонда следующие документы:

1. Квитанция о доставке – электронный документ, содержащий сведения о дате и времени доставки файла отчетности в территориальный орган ПФР. Квитанция подтверждает факт представления отчетности в электронном виде в пенсионный фонд. Квитанция о доставке отчетности высылается страхователю в течение 2-х рабочих дней с момента отправки пакета сведений. Документооборот продолжается. Основное отличие передачи отчетности в ПФ от передачи отчетности в Налоговую Инспекцию – ОПЕРАТОР СВЯЗИ ТОЛЬКО ПЕРЕДАЕТ ОТЧЕТНОСТЬ В ПФ, КВИТАНЦИЮ О ПОЛУЧЕНИИ НЕ ФОРМИРУЕТ. Квитанцию (подтверждение) о получении отчетности формирует приемный комплекс Пенсионного Фонда.
2. Протокол — документ, в котором содержатся результаты проверки. УПФР высылает протокол страхователю в течение 6 рабочих дней с момента получения сведений.

Положительный протокол подтверждает факт приема отчетности в ПФР и свидетельствует об успешной сдаче отчетности. В случае получения положительного протокола, датой представления отчетности является дата формирования квитанции о доставке.

Отрицательный протокол говорит о том, что при проверке были найдены ошибки. Отчетность не принята. В случае получения отрицательного протокола необходимо исправить ошибки и повторно отправить сведения.

Таким образом, весь цикл документооборота может занять 6 рабочих дней. Отправлять отчетность следует заблаговременно, чтобы при получении отрицательного протокола иметь возможность отправить сведения повторно и при этом уложиться в установленный срок.

Если страхователь в установленные сроки не получает от УПФР квитанцию или протокол, то следует заявить о данном факте в УПФР, выяснить причину отсутствия этих документов и при необходимости повторить отправку отчета.

Отчетность должна быть предоставлена в органы ПФР не позднее установленного срока.

Электронный документооборот с Фондом социального страхования осуществляется в соответствии приказом ФСС от 12 февраля 2010 г. N 19. Срок представления отчетности в электронном виде — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.

Квитанция — документ, свидетельствующий о том, что контроль на шлюзе успешно пройден, расчет считается представленным. Квитанция бывает двух типов — Квитанция о получении расчета и Квитанция о получении расчета с ошибками.

Квитанция о получении расчета — это электронный документ, содержащий сведения о дате и времени получения расчета Фондом, свидетельствующий о том, что файл расчета получен Фондом, и все проверки успешно пройдены.

Квитанция о получении расчета с ошибками — это электронный документ, содержащий сведения о дате и времени получения расчета Фондом, свидетельствующий о том, что файл расчета получен фондом, но содержит ошибки в контрольных соотношениях. Страхователю необходимо исправить указанные ошибки и отправить расчет заново. При этом датой представления расчета является дата, зафиксированная в первой сформированной квитанции — то есть в квитанции о получении расчета с ошибками.

Таким образом, расчет считается представленным вовремя, если до окончания отчетного периода была получена квитанция любого типа.

Протокол проверки свидетельствует о том, что отчет не прошел первичный контроль на соответствие файла электронному формату и корректность сертификата — расчет считается не представленным. Необходимо исправить ошибки и выслать расчет заново. При этом датой представления расчета будет считаться дата получения Фондом уже исправленного расчета, успешно прошедшего этапы контроля. Документооборот с ФСС максимально занимает 24 часа

Порядок документооборота с Федеральной Службой Государственной Статистики

Электронный документооборот с Федеральной Службой Государственной Статистики (ФСГС) осуществляется в соответствии с «Порядком организации обработки первичных статистических данных по формам федерального статистического наблюдения, поступивших от респондентов в электронном виде по ТКС», утвержденным Приказом Росстата от 27.10.2010 № 370.

Согласно данному порядку, после отправки статистических сведений абонент получает следующие документы:

1. В течение 1-го рабочего дня с момента отправки отчета абоненту высылается:

   Подтверждение спецоператора связи, содержащее дату и время отправки статистических данных. Извещение о получении первичных статистических данных, формируемое Территориальным Органом Государственной Статистики (ТОГС).

2. В течение 2-х рабочих дней с момента получения отчета ТОГС проверяет полученные от абонента данные и формирует один из трех документов:
   • — Уведомление о приеме в обработку;
   • — Уведомление о несоответствии формату;
   • — Уведомление об ошибке.
   • — Уведомление о приеме в обработку является аналогом положительного протокола, и подтверждает факт представления отчетности.

Уведомление об ошибке (о несоответствии формату) является аналогом отрицательного протокола, и содержит описание причин, по которым статистические данные не были приняты. В случае получения уведомления об ошибке или уведомления о несоответствии формату следует сформировать отчет, содержащий исправленные данные, и повторно выслать его в адрес ТОГС.

При отправке в установленные сроки нескольких отчетов по одной и той же форме за одинаковый период, в ТОГС загружается только последний.

Таким образом, отчет, представленный в ТОГС, считается принятым при наличии у абонента следующих документов:

• — Подтверждение специализированного оператора связи;
• — Уведомление о приеме в обработку.